Page Comparison

Annonceringsramme

På vegne af OS2valghalla-samarbejdet annoncerer Foreningen OS2 - offentligt digitaliseringsfællesskab opgaven for hosting af løsningen applikationen OS2valghalla. Vi inviterer udvalgte leverandører til at byde på opgaven, som beskrives i det følgende. Tildeling af opgaven til leverandør sker på markedsmæssige vilkår efter indhentning af tilbud.

...

• OS2valghalla-samarbejdet under OS2 - offentligt digitaliseringsfællesskab benævnes også som kunden.

• Kommuner, som benytter løsningen omtales benævnes også som anvendere.

• Leverandør, der skal varetage hosting af OS2valghalla benævnes Leverandør eller Driftsleverandør. Dette sker for at skelne mellem opgaverne med drift/hosting og udvikling, da den sidste opgave senere annonceres på en anden aftale.

Spørgsmål og dialog

Dialog er meget velkommen - særligt i forhold til dele af aftalen, som medfører høje udgifter, da der måske kan reguleres på krav. Spørgsmål kan stilles til OS2valghallas produktkoordinator Mogens Kjeldsen på mail movk@aarhus.dk eller tlf. 4187 3357, senest XX22.09.2023 kl. 12.

Anonymiserede spørgsmål og svar vil blive delt blandt de udvalgte leverandører løbende indtil deadline. Dette sker via et åbent dokument: https://aarhuskommune-my.sharepoint.com/:w:/g/personal/movk_aarhus_dk/ETl0OcquKPtGsA906_0KD8UBwJqCtQhWDICRt3xLLzRMOw?e=K9GULO

...

Send venligst jeres tilbud senest XXXdag XXfredag 29.09.2023 kl. 12 17 til movk@aarhus.dk.

Valg af leverandør

Senest XX06.0910.2023 forventes repræsentanter for OS2valghalla-samarbejdet at vælge en leverandør, og det vindende bud annonceres herefter til alle tilbudsgivere. Se tildelingskriterier til sidst i dette dokument.

...

De samarbejdende kommuner har besluttet at oprette et driftsfællesskab via OS2. Ved at have en samlet aftale om hosting med en driftsleverandør leverandør ønsker man at stabilisere driften og opnå fordele ved en samlet aftale med samlet administration og lignende.

...

1. En internt rettet webapplikation, som kommunens valgansvarlige medarbejdere benytter til administration af valgrekrutteringen

2. En eksternt rettet webapplikation, hvor deltagere kan se og tilmelde sig opgaver og eksterne teamansvarlige kan håndtere rekruttering blandt deres medlemmer. Denne del er stærkt begrænset i funktionalitet, når der ikke er aktive valg.

Hertil kommer driftsleverandørens mulighed for at opsætte og konfigurere de enkelte kommuners tenants på databaseniveau.

...

• not ongoing election: 2 vCPUs and , 4GB memory and 100GB HDD

• ongoing election: 4 vCPUs and , 16GB memory memory and 200GB HDD

The CPU capacity is based on Azures Virtual CPU (vCPU) since we are hosting in Azure. Unfortunately, there is no official documentation of what a vCPU translates into. It seems like there is no one to one relationship between vCPU and cores in any virtualization software. A general estimation is that 1 vCPU = 1 Physical CPU Core. However, this is not entirely correct, as the vCPU is made up of time slots across all available physical cores, so in general 1vCPU is actually more powerful than a single core, especially if the physical CPUs have 8 cores.

...

Da OS2valghalla ikke har været afprøvet i et produktionsmiljø eller udsat for høj belastning, kan der være behov for justeringer af de ovenstående anbefalinger i takt med, at Kunde og driftsleverandør sammen bliver klogere på OS2valghallas performance. Derudover kan der også være behov for justeringer rent sikkerhedsmæssigt i setuppet - fx i forbindelse med gennemførelse af en penetrationstest i produktion.

Integrationer

For at drifte OS2valghalla er det nødvendigt at integrere til en række eksterne systemer beskrevet herunder. Som en del af hosting-opgaven er det påkrævet at overvåge driftsstatus på disse integrationer for at sikre, at OS2valghalla virker eller at varsle behov for patches eller ny-udvikling af produktet til Kunden. Patches og videreudvikling varetages af en udviklingsleverandør.

...

NemLog-in benyttes som MitID-broker. Der skal indgås aftale mellem Digitaliseringsstyrelsen og de deltagende kommuner om brug af NemLog-in. På , som på den måde kan NemLog-in benyttes gratis. Kunden vil bistå i udarbejdelse af skabelon til ansøgning og risikovurderingudarbejde en TU-risikovurdering, som fastlægger ønsket sikringsniveau i TU-løsningen. Sikringsniveauet skal i forbindelse med opkoblingen til broker sikres implementeret.

SMS gateway

OS2valghalla kan sende SMS via en fælles SMS-gateway, som benyttes af alle tenants. Leverandøren skal levere egen eller dansk underleverandørs SMS-gateway som en del af aftalen og med under hensyn til behandling af persondata og bedste priser. I den forbindelse er det op til Leverandøren at tilrette OS2valghallas kildekode/konfiguration, så den fungerer med den valgte SMS-gateway.

Mailserver

OS2valghalla kan sende mail via en fælles mailserver, som benyttes af alle tenants. Leverandøren skal derfor levere en mailserver som del af aftalen. Konfiguration af denne efter best practice er afgørende for at undgå, at mails fra OS2valghalla kategoriseres som spam. Erfaringen fra tidligere version af OS2valghalla er, at dette kan være en udfordring for et system, som kun udsender mails i begrænsede perioder og med store mellemrumstore mellemrum. Det er Leverandørens ansvar, at mails ikke blacklistes, så de faktisk når frem til deltagerne.

Arkitekturtegning

Integrationerne er illustreret i denne arkitekturtegning:

...

Kunden accepterer shared cloud hosting forstået på den måde, at OS2valghalla kan hostes på en fysisk server, der deles med andre kunder. Dette sker under hensyn til krav om compliance med ISO27001 og ISO27017, som beskrevet i afsnittet om sikkerhedom compliance som beskrevet i afsnittet om sikkerhed.

Regulering af driftsressourcer

Der ønskes en fleksibel allokering af server-ressourcer til OS2valghalla, da applikationen sjældent benyttes i perioden mellem valg. Det skal forstås sådan, at hosting-setuppet skal tage højde for de nødvendige ressourcer baseret på brug af applikationen. For at sikre at udgifterne ikke løber løbsk, er der angivet et loft for disse ressourcer i forskellige perioder i afsnittet serviceniveau.

Adgang til logfiler

OS2valghalla gemmer en logfil pr. kommune en gang i døgnet. Hver enkelt kommune skal have mulighed for at få adgang til logfilen til videre stikprøvekontrol og analyse i egne værktøjerenkelt kommune skal have mulighed for at få adgang til sin egen logfil til videre stikprøvekontrol og analyse i egne værktøjer. Dette skal tilbydes via SFTP for de kommuner, som ønsker det. Antal kendes ikke på nuværende tidspunkt, men forventes at stige over tid som flere kommuner implementerer SIEM-systemer.

Behandling af persondata

Behandling af persondata skal ske af databehandlere og eventuelle underdatabehandlere i EU, EØS eller et tredjeland, der er erklæret sikkert i henhold til GDPR art. 45. Herudover må databehandleren og eventuelle underdatabehandlere ikke være koncernforbundet med moderselskaber i ikke-sikre tredjelande, f.eks. USA. 

Pga. manglende juridisk afklaring usikkerhed om opbevaring af persondata i tredjelande inkl. USA skal OS2valghalla driftes i et datacenter i EU ejet af et firma, der er beliggende i et EU-land. Dette ønskes, fordi databehandleraftale skal indgås med de enkelte kommuner, der skal benytte OS2valghalla, og der kan pga. Schrems II-dommen være strikse krav til hosting udenfor EU i de enkelte kommuner.

Supportmedarbejdere, udviklere og andre, der tænkes at have adgang til data, skal ligeledes være placeret i EU, EØS eller et tredjeland, der er erklæret sikkert i henhold til GDPR art. 45, og må ligeledes ikke være koncernforbundet med moderselskab i et ikke-sikkert tredjeland eller have underleverandører i et sådant, hvis de på nogen måde kan få adgang til persondata i OS2valghalla.

Databehandleraftale

Som udgangspunkt indgås der en fælles databehandleraftale for alle de kommuner, der er medlem af ”Det fælleskommunale Databehandlersekretariat” (DBS). Aftalen laves med afsæt i sekretariatets skabelon. Det vil også være DBS der varetager årlig revision for disse kommuner.

For de kommuner der ikke medlem af DBS (for nuværende gælder det 7 ud af de 22 medvirkende kommuner) indgås der en direkte aftale mellem kommunen og leverandøren. Også denne bør tage udgangspunkt i DBS' skabelonadgang til data, skal ligeledes være placeret i EU, EØS eller et tredjeland, der er erklæret sikkert i henhold til GDPR art. 45, og må ligeledes ikke være koncernforbundet med moderselskab i et ikke-sikkert tredjeland eller have underleverandører i et sådant, hvis de på nogen måde kan få adgang til persondata i OS2valghalla.

Databehandleraftale

Som udgangspunkt indgås der en fælles databehandleraftale for alle de kommuner, der er medlem af ”Det fælleskommunale Databehandlersekretariat” (DBS). Aftalen laves med afsæt i sekretariatets skabelon, som er baseret på Datatilsynets standard-databehandleraftale.

For de kommuner der ikke medlem af DBS (for nuværende gælder det 7 ud af de 22 medvirkende kommuner) indgås der en direkte aftale mellem kommunen og leverandøren. Også denne bør tage udgangspunkt i DBS' skabelon.

Revision af databehandling

Det vil også være DBS, der varetager årlig revision for deres medlemskommuner, mens resterende kommuner gør det ifølge egne procedurer.  

Leverandør bør kunne levere en revisionserklæring af typen ISAE 3000 GDPR type 2 på sin databehandling for at sikre den lovpligtige gennemsigtighed, så der er mulighed for at føre et godt tilsyn på leverandøren. Er dette ikke muligt, skal Leverandør stille sig til rådighed for kommunernes revision som aftalt i databehandleraftale. Dette kan inkludere fysisk adgang til faciliteter.

Hvis der benyttes underdatabehandlere træffer Leverandøren som udgangspunkt valg om, hvordan revision af disse foretages. Nærmere detaljer kan findes i DBS' skabelon, bilag C.8.

Karakter af persondata

OS2valghalla indeholder både almindelige og følsomme personoplysninger, da der gemmes oplysning om nogle deltageres politiske overbevisning.

...

Det ønskede serviceniveau er fordelt på to perioder hhv. en peak periode optil, under og umiddelbart efter et valg; og en periode med normal drift imellem valg. Herunder beskrives de to serviceniveauer, der ønskes.

Peak periode

Drift

I peak perioder ønskes der mulighed for at skrue op

...

...

...

...

...

...

...

...

• Leverandøren bedes beskrives, hvordan det overvåges, at løsningen fungerer.

Backup og gendannelse

...

...

...

...

...

...

...

Afrapportering

I peak perioder ønskes der en daglig afrapportering af driftsmiljøets oppetid, ressourceforbrug og ledig kapacitet.

Periode med normal drift

Drift

I perioder med normal drift ønskes der mulighed for at skrue ned for driftsmiljøets ressourcer, så det kan imødekomme den mindre aktivitet i systemet. Dette skal ske på opfodring af kunden. Reducering af driftsmiljøets ressourcer skal ske indenfor 12 timer af kundens henvendelse.

Anbefalede ressourcer

I perioder med normal drift er de anbefalede ressourcer 2 vCPUs, 4GB RAM og 100GB HDD

Oppetid og genetablering

I perioder med normal drift ønskes en oppetid på 99% indenfor normal arbejdstid og mulighed for genetablering af fuld funktionalitet indenfor 8 timer indenfor normal arbejdstid.

Nedetid og opdateringer

I perioder med normal drift ønskes planlagte nedetider til service og opdateringer lagt indenfor normal arbejdstid og med mindst 14 dages varsel.

Overvågning

I perioder med normal drift ønskes konstant overvågning af serverdriften, hvor udfald bliver rapporteret til kunden indenfor 10 minutter via mail. Leverandøren iværksætter selv genetablering af driften straks og afrapporterer via mail til kunden, når driften er genetableret.

• Leverandøren bedes beskrives, hvordan det overvåges, at løsningen fungerer.

Backup og gendannelse

I perioder med normal drift ønskes der taget sikkerhedsbackups dagligt, hvor backup ligger på en anden lokation end driftsmiljøet og med en redundant backup i et tredje miljø. Gendannelse af seneste funktionelle backup ønskes indenfor 3 timer.

Brugere

I perioder med normal drift vil den administrative del af OS2valghalla have 1-2 kommunalt ansatte brugere i gennemsnit pr. kommune. Den eksterne del, som er målrettet deltagerne i valgafviklingen, vil i de fleste tilfælde slet ikke have nogen brugere.

SMS-forbrug

I perioder med normal drift sendes der ingen eller mindre end 650 SMS’er pr. kommune i gennemsnit.

Support

I perioder med normal drift ønskes der udvikler- og administratorsupport over mail med en responstid på 8 timer indenfor normal arbejdstid ved kritiske fejl og 24 timer ved mindre kritiske fejl.

Afrapportering

I perioder med normal drift ønskes der kvartalsvis afrapportering af driftsmiljøets oppetid, ressourceforbrug og ledig kapacitet.

Sikkerhed

Det forventes, at leverandøren kan levere et driftsmiljø, der lever op til fysiske og digitale sikkerheder, som beskrevet i ISO 27001, ISO27017 og ISAE 3402.

Årligt efter endt revision fremsendes revisionserklæring til kunden. Hvis underleverandører udfører databehandling på vegne af Leverandøren skal der også fremsendes revisionserklæring fra disse.

Kryptering

Kryptering på alle datastrømme skal være minimum TLS 1.3

Geo-blocking

OS2valghalla skal være blokeret geografisk, så den kun kan tilgås fra Danmark, Sverige og Tyskland.

Penetrationstest

Leverandøren skal kunne indgå i en penetrationstest udført af en ekstern part. Penetrationstesten ønskes udført i 2024 for at sikre, at løsningen kører og er beskyttet korrekt i produktion, da det er et nyt system, og der mangles erfaring med produktionsmiljøet.

Penetrationstesten vil både være en ekstern og intern test. Eksternt hvor man blindt skyder på løsningen. Internt, hvor man har overtaget en bruger og med brugeroplysninger logger på systemet og indefra ser, om man kan overskride sine rettigheder. Både indenfor den enkelte kommunes tenant og på tværs af kommunerne for at sikre, der er korrekt segmentering og beskyttelse tenants imellem.

Installation af nye releases

Nye releases vil blive lavet af en udviklingsleverandør, som udgiver nye releases af OS2valghalla på GitHub med tilhørende release notes. Disse skal efter nærmere aftale mellem kunden og driftsleverandøren installeres på driftsmiljøet af driftsleverandøren.

...

* - Leverandøren bedes beskrives, hvordan det overvåges, at løsningen fungerer.

** - Leverandøren bedes beskrive, hvordan og hvor ofte det testes, at backup fungerer.

Aftale om peak periode

Serviceniveauet for peak perioden iværksættes efter henvendelse fra Kunden. Kunden skal indrapportere både start- og slut-tidspunkt for peak perioden.

Datoen for nogle valgtyper som fx kommunalvalg og EU-parlamentsvalg er planlagt flere måneder i forvejen, mens folketingsvalg kan udskrives med 3 ugers varsel. Det betyder, at peak perioden nogle gange vil blive meldt ind 8-10 uger før et valg, mens det i andre tilfælde vil være med kort varsel.

Leverandøren skal reagere på en henvendelse om iværksættelse af peak periode, så serviceniveauet forøges indenfor 24 timer på hverdage.

Sikkerhed

Det forventes, at leverandøren kan levere et driftsmiljø, der lever op til fysiske og digitale sikkerheder, som beskrevet i ISO27001 og ISO27017 samt instruksen i databehandleraftalen.

Årligt efter endt revision fremsendes revisionserklæring til kunden. Leverandør bør kunne levere både ISAE 3000 og ISAE 3402 erklæringer som favner både ISO27001 annex A og ISO27017 til brug for revision. I det omfang at ISO27017 ikke indgår i en revisionserklæring, skal leverandøren være indstillet på at komme med en årlig egenerklæring på, hvordan sikkerheden løftes i særligt den virtualiserede del af infrastrukturen og driften med inspiration fra ISO27017, hvor eksempelvis ISO27001 annex A ikke er dækkende.

Kryptering

Kryptering på alle datastrømme skal være minimum TLS 1.3

Geo-blocking

OS2valghalla skal være blokeret geografisk, så den kun kan tilgås fra Danmark, Sverige og Tyskland.

Penetrationstest

Leverandøren skal kunne muliggøre en penetrationstest udført af en ekstern part. Penetrationstesten ønskes udført i 2024 for at sikre, at løsningen kører og er beskyttet korrekt i produktion, da det er et nyt system, og der mangles erfaring med produktionsmiljøet.

Penetrationstesten vil både være en ekstern og intern test. Eksternt hvor man blindt skyder på løsningen. Internt, hvor man har overtaget en bruger og med brugeroplysninger logger på systemet og indefra ser, om man kan overskride sine rettigheder. Både indenfor den enkelte kommunes tenant og på tværs af kommunerne for at sikre, der er korrekt segmentering og beskyttelse tenants imellem.

Installation af nye releases

Nye releases af OS2valghalla vil blive lavet af en udviklingsleverandør, som udgiver nye releases på GitHub med tilhørende release notes. Et release vil på forhånd være gennemtestet i et testmiljø, som varetages af udviklingsleverandøren.

Nye releases skal efter nærmere aftale mellem kunden og driftsleverandøren installeres på driftsmiljøet af driftsleverandøren. Kunden varetager koordination mellem drifts- og udviklingsleverandør ligesom bugs og udviklingsønsker vil kunne blive indrapporteret på OS2valghalla’s GitHub eller i prjektstyringsværktøjet Jira.

Der vil følge installationsvejledning med nye release, hvis der er afgørende forandringer til det eksisterende.

Stage-miljø

Leverandøren skal stille et stage-miljø til rådighed, hvor nye releases kan afprøves og godkendes af Kunden, inden de sættes i produktion. Stage-miljøet behøver kun være tilgængeligt i forbindelse med installation af nye releases.

Releaseplaner

Det vides endnu ikke, hvor ofte nye releases vil blive udgivet, men der forventes maximum maksimum tre årlige releases, hvortil der kan komme eventuelle hot fixes.

...

Nedenfor ses den ønskede tidsplan. På grund af den korte tidsfrist kan dele af denne diskuteres og tilrettes i samarbejde med leverandør.

Gyldighed

Varighed

Der ønskes en aftale med varighed på 4 år med optioner på 2 gange 12 måneders forlængelse.

...

Kunde og anvendere skal stille en (eller flere) e-mail adresser adresse eller flere til rådighed, hvor leverandøren kan sende driftsinformation vedrørende servicevinduer og lignende. Leverandøren skal sikre, at kunden holdes opdateret om alle driftsrelaterede hændelser via denne kanal.

...

• Beskrivelse af leverandørens valgte hostingsetup/infrastruktur og efterlevelse af opgavens krav

• Beskrivelse af erfaring med at hoste systemer med integrationer til KOMBIT’s fælleskommunale infrastruktur (Serviceplatformener og Støttesystemer) og NemLog-in

• Beskrivelse af kompetencer blandt bemanding på opgaven

• Pris opdelt som angivet herunder

• Eventuelt nyt Tidsplan inkl. eventuelle forslag til tidsplanændringer

• Eventuelle optioner som leverandøren finder relevante

...

Pris ønskes fordelt på flg. poster:

• Basisimplementering af OS2valghalla: første installation, konfiguration og opsætning af integrationer

• Integrationstest mod fællesoffentlig infrastruktur med en enkelt kommune (to kommuner

  • Dette er ekskl. udviklingstimer til eventuel nødvendig tilretning af

  koden

  • kildekoden, da denne vil blive udført af udviklingsleverandør

  )

• Engangsbeløb for installation og opsætning pr. kommune

  • Skal dække udgifter til dialog med kommune, oprettelse og konfiguration af tenant og lignende

• Årlig samlet hostingpris baseret på antallet af tilsluttede kommunerhostingpris pr. kommune

  • Der forventes i tilbuddet en skaleringsmodel, der tager højde for, at det er billigere at drifte systemet for mange kommuner på én gang. Forstået på den måde, at hostingprisen pr. ny tilsluttet kommune fx er lavere ved 4020-50 30 kommuner, end ved 20-30 den er for de første 20 kommuner. Trin kan fx være i 10 kommuner ad gangen.Prisen i 10 kommuner ad gangen

  • Hostingprisen kan indeholde et minimumsbeløb, som er påkrævet for, at en aftale giver mening

• Pris for afsendelse af SMS-beskeder efter forbrug

  • Pt. forventes det, at der sendes op til 30.000 beskeder ønskes inkluderet i den årlige hostingpris. Beskeder udover dette ønskes afregnet efter forbrug, som bedes angivet separat.pr. valg

• Timepris for udført arbejde udover det inkluderede:

• Support

Udvikling

• Angiv eventuel forskel i pris ved hasteopgaver, arbejde udenfor almindelig arbejdstid og lignende.

Tildelingskriterier

Leverandørens tilbud vil blive vurderet ud fra disse tildelingskriterier:

...