Annoncering af hosting af OS2valghalla

Annonceringsramme

På vegne af OS2valghalla-samarbejdet annoncerer Foreningen OS2 - offentligt digitaliseringsfællesskab opgaven for hosting af applikationen OS2valghalla. Vi inviterer udvalgte leverandører til at byde på opgaven, som beskrives i det følgende. Tildeling af opgaven til leverandør sker på markedsmæssige vilkår efter indhentning af tilbud.

Definitioner

• OS2valghalla-samarbejdet under OS2 - offentligt digitaliseringsfællesskab benævnes også som kunden.

• Kommuner, som benytter løsningen benævnes også som anvendere.

• Leverandør, der skal varetage hosting af OS2valghalla benævnes Leverandør eller Driftsleverandør. Dette sker for at skelne mellem opgaverne med drift/hosting og udvikling, da den sidste opgave senere annonceres på en anden aftale.

Spørgsmål og dialog

Dialog er meget velkommen - særligt i forhold til dele af aftalen, som medfører høje udgifter, da der måske kan reguleres på krav. Spørgsmål kan stilles til OS2valghallas produktkoordinator Mogens Kjeldsen på mail movk@aarhus.dk eller tlf. 4187 3357, senest 22.09.2023 kl. 12.

Anonymiserede spørgsmål og svar vil blive delt blandt de udvalgte leverandører løbende indtil deadline. Dette sker via et åbent dokument: https://aarhuskommune-my.sharepoint.com/:w:/g/personal/movk_aarhus_dk/ETl0OcquKPtGsA906_0KD8UBwJqCtQhWDICRt3xLLzRMOw?e=K9GULO

Deadline

Send venligst jeres tilbud senest fredag 29.09.2023 kl. 17 til movk@aarhus.dk.

Valg af leverandør

Senest 06.10.2023 forventes repræsentanter for OS2valghalla-samarbejdet at vælge en leverandør, og det vindende bud annonceres herefter til alle tilbudsgivere. Se tildelingskriterier til sidst i dette dokument.

Baggrund

Afvikling af et valg er en kompleks størrelse med mange deltagere og opgaver. De fleste typer af valg er oftest planlagt, mens nogle kan udskrives med kun tre ugers varsel. De valgansvarlige medarbejdere i de danske kommuner skal derfor altid have et velfungerende og pålideligt system til at rekruttere og håndtere deltagerne til et valg.

OS2valghalla er et open source-fagsystem beregnet til at understøtte netop denne opgave digitalt. I sin kerne er det et workforce management- eller vagtplanlægningssystem, hvor man kan rekruttere deltagere, udbyde opgaver eller fordele dem på deltagere, og efterfølgende kommunikere til deltagerne.

Hertil kommer særlige funktioner med baggrund i, at systemet skal understøtte valgafvikling efter rammerne i valglovgivningen og høje krav til sikkerhed. Det betyder for eksempel, at der hentes oplysninger om deltagerne fra CPR-registret for at tjekke, om de har stemmeret og dermed må være deltagere. Deltagere logger ind med MitID for sikring af deres identitet, og systemet kan udover mail og SMS sende Digital Post.

Samarbejdet om OS2valghalla

22 kommuner har i fællesskab crowdfundet udviklingen af en ny version af OS2valghalla, som bliver færdig til oktober 2023. Samarbejdet mellem kommunerne koordineres af en produktkoordinator fra OS2 - offentligt digitaliseringsfællesskab suppleret af en koordinationsgruppe og en styregruppe med medlemmer fra de deltagende kommuner.

Udover de 22 kommuner forventes flere kommuner at slutte sig til samarbejdet i takt med, at kendskabet til OS2valghalla udbredes.

Via en en årlig betaling finansierer Kommunerne selv både vedligehold, videreudvikling, koordinering og fælles drift af OS2valghalla. De har altså fælles ansvar for produktet, der som open source-løsning dermed ikke ejes af en leverandør.

Deltagende kommuner

1. Ballerup

2. Brøndby

3. Fredericia

4. Frederiksberg

5. Frederikshavn

6. Gribskov

7. Guldborgsund

8. Holbæk

9. Horsens

10. Kalundborg

11. Kolding

12. København

13. Middelfart

14. Næstved

15. Odense

16. Ringkøbing-Skjern

17. Skive

18. Slagelse

19. Syddjurs

20. Vejen

21. Vordingborg

22. Aarhus

Driftsfællesskab

De samarbejdende kommuner har besluttet at oprette et driftsfællesskab via OS2. Ved at have en samlet aftale om hosting med en leverandør ønsker man at stabilisere driften og opnå fordele ved en samlet aftale med samlet administration og lignende.

Teknisk beskrivelse af OS2valghalla

OS2valghalla er et open source SaaS-produkt udviklet i .NET af udviklingsleverandøren Precio Fishbone (PF), som også har udviklet det svenske valgrekrutteringssystem Kaskelot Online. OS2valghalla er videreudviklet ud fra en kodebase, som også er blevet brugt til at lave en ny version af Kaskelot Online. Da dansk og svensk valgafvikling har væsentlige forskelle i den praktiske afvikling, har det været nødvendigt at lave to forskellige produkter.

OS2valghalla består overordnet af to dele for hver kommune:

1. En internt rettet webapplikation, som kommunens valgansvarlige medarbejdere benytter til administration af valgrekrutteringen

2. En eksternt rettet webapplikation, hvor deltagere kan se og tilmelde sig opgaver og eksterne teamansvarlige kan håndtere rekruttering blandt deres medlemmer. Denne del er stærkt begrænset i funktionalitet, når der ikke er aktive valg.

Hertil kommer driftsleverandørens mulighed for at opsætte og konfigurere de enkelte kommuners tenants på databaseniveau.

Multi-tenant

OS2valghalla er lavet som en multi-tenant løsning, hvor alle anvendere deler den samme installation på en server, men har hver deres separate udgave/tenant af OS2valghalla med egen opsætning og egne URL’er.

Precio Fishbones anbefalede hosting-krav

Da OS2valghalla er ved at blive færdigudviklet og indtil videre kun er afprøvet i et testmiljø, har PF givet deres bedste bud på anbefalede hosting-krav ud fra deres erfaring over 10 år med at hoste Kaskelot Online sammenholdt med deres viden om den nuværende OS2valghalla implementation.

Til oktober '23 følger en mere udbygget teknisk dokumentation af løsningen inkl. installationsvejledning.

Precio Fishbones beskrivelse:

The OS2valghalla application is built to run in docker containers. The application requires 6 containers each with a separate role listed below:

• Internal web application

• External web application 

• Messages – schedules jobs 

• PostgreSQL – database 

• RabbitMQ – queue to handle batched tasks

• Nginx – to distribute incoming requests to right container

Docker is running a VM with Linux. Based on our experience from Kaskelot Online the OS2Valghalla docker VM is expected to be able to run on with the following specs when:

• not ongoing election: 2 vCPUs, 4GB memory and 100GB HDD

• ongoing election: 4 vCPUs, 16GB memory and 200GB HDD

The CPU capacity is based on Azures Virtual CPU (vCPU) since we are hosting in Azure. Unfortunately, there is no official documentation of what a vCPU translates into. It seems like there is no one to one relationship between vCPU and cores in any virtualization software. A general estimation is that 1 vCPU = 1 Physical CPU Core. However, this is not entirely correct, as the vCPU is made up of time slots across all available physical cores, so in general 1vCPU is actually more powerful than a single core, especially if the physical CPUs have 8 cores.

Mulighed for justeringer

Da OS2valghalla ikke har været afprøvet i et produktionsmiljø eller udsat for høj belastning, kan der være behov for justeringer af de ovenstående anbefalinger i takt med, at Kunde og driftsleverandør sammen bliver klogere på OS2valghallas performance. Derudover kan der også være behov for justeringer rent sikkerhedsmæssigt i setuppet - fx i forbindelse med gennemførelse af en penetrationstest i produktion.

Integrationer

For at drifte OS2valghalla er det nødvendigt at integrere til en række eksterne systemer beskrevet herunder. Som en del af hosting-opgaven er det påkrævet at overvåge driftsstatus på disse integrationer for at sikre, at OS2valghalla virker eller at varsle behov for patches eller ny-udvikling af produktet til Kunden. Patches og videreudvikling varetages af en udviklingsleverandør.

Serviceplatformen/Støttesystemer

OS2Valghalla benytter nedenstående integrationer til Serviceplatformen, som skal samles i en serviceaftale, der indgås med hver enkelt kommune via det Fælleskommunale Administrationsmodul i Serviceplatformen:

• CPR-nummer opslag: https://digitaliseringskataloget.dk/integration/sf1520

• Afsendelse af Digital Post: https://digitaliseringskataloget.dk/integration/sf1601

• Modtag status på Digital Post-afsendelse: https://digitaliseringskataloget.dk/integration/sf1461

• Fælleskommunal adgangsstyring for brugere (Context handler):

NemLog-in

NemLog-in benyttes som MitID-broker. Der skal indgås aftale mellem Digitaliseringsstyrelsen og de deltagende kommuner om brug af NemLog-in, som på den måde kan benyttes gratis. Kunden vil udarbejde en TU-risikovurdering, som fastlægger ønsket sikringsniveau i TU-løsningen. Sikringsniveauet skal i forbindelse med opkoblingen til broker sikres implementeret.

SMS gateway

OS2valghalla kan sende SMS via en fælles SMS-gateway, som benyttes af alle tenants. Leverandøren skal levere egen eller dansk underleverandørs SMS-gateway som en del af aftalen og under hensyn til behandling af persondata og bedste priser. I den forbindelse er det op til Leverandøren at tilrette OS2valghallas kildekode/konfiguration, så den fungerer med den valgte SMS-gateway.

Mailserver

OS2valghalla kan sende mail via en fælles mailserver, som benyttes af alle tenants. Leverandøren skal derfor levere en mailserver som del af aftalen. Konfiguration af denne efter best practice er afgørende for at undgå, at mails fra OS2valghalla kategoriseres som spam. Erfaringen fra tidligere version af OS2valghalla er, at dette kan være en udfordring for et system, som kun udsender mails i begrænsede perioder og med store mellemrum. Det er Leverandørens ansvar, at mails ikke blacklistes, så de faktisk når frem til deltagerne.

Arkitekturtegning

Integrationerne er illustreret i denne arkitekturtegning:

Open

Krav til hosting-setup

Kunden har ikke nogen holdning til, om hostingen er baseret på en tredjepartsudbyders Cloud-infrastruktur eller Leverandørens egen, så længe kravene til behandling af persondata er overholdt.

Kunden accepterer shared cloud hosting forstået på den måde, at OS2valghalla kan hostes på en fysisk server, der deles med andre kunder. Dette sker under hensyn til krav om compliance som beskrevet i afsnittet om sikkerhed.

Regulering af driftsressourcer

Der ønskes en fleksibel allokering af server-ressourcer til OS2valghalla, da applikationen sjældent benyttes i perioden mellem valg. Det skal forstås sådan, at hosting-setuppet skal tage højde for de nødvendige ressourcer baseret på brug af applikationen. For at sikre at udgifterne ikke løber løbsk, er der angivet et loft for disse ressourcer i forskellige perioder i afsnittet serviceniveau.

Adgang til logfiler

OS2valghalla gemmer en logfil pr. kommune en gang i døgnet. Hver enkelt kommune skal have mulighed for at få adgang til sin egen logfil til videre stikprøvekontrol og analyse i egne værktøjer. Dette skal tilbydes via SFTP for de kommuner, som ønsker det. Antal kendes ikke på nuværende tidspunkt, men forventes at stige over tid som flere kommuner implementerer SIEM-systemer.

Behandling af persondata

Behandling af persondata skal ske af databehandlere og eventuelle underdatabehandlere i EU, EØS eller et tredjeland, der er erklæret sikkert i henhold til GDPR art. 45. Herudover må databehandleren og eventuelle underdatabehandlere ikke være koncernforbundet med moderselskaber i ikke-sikre tredjelande. 

Pga. juridisk usikkerhed om opbevaring af persondata i tredjelande inkl. USA skal OS2valghalla driftes i et datacenter i EU ejet af et firma, der er beliggende i et EU-land. Dette ønskes, fordi databehandleraftale skal indgås med de enkelte kommuner, der skal benytte OS2valghalla, og der kan pga. Schrems II-dommen være strikse krav til hosting udenfor EU i de enkelte kommuner.

Supportmedarbejdere, udviklere og andre, der tænkes at have adgang til data, skal ligeledes være placeret i EU, EØS eller et tredjeland, der er erklæret sikkert i henhold til GDPR art. 45, og må ligeledes ikke være koncernforbundet med moderselskab i et ikke-sikkert tredjeland eller have underleverandører i et sådant, hvis de på nogen måde kan få adgang til persondata i OS2valghalla.

Databehandleraftale

Som udgangspunkt indgås der en fælles databehandleraftale for alle de kommuner, der er medlem af ”Det fælleskommunale Databehandlersekretariat” (DBS). Aftalen laves med afsæt i sekretariatets skabelon, som er baseret på Datatilsynets standard-databehandleraftale.

For de kommuner der ikke medlem af DBS (for nuværende gælder det 7 ud af de 22 medvirkende kommuner) indgås der en direkte aftale mellem kommunen og leverandøren. Også denne bør tage udgangspunkt i DBS' skabelon.

Revision af databehandling

Det vil også være DBS, der varetager årlig revision for deres medlemskommuner, mens resterende kommuner gør det ifølge egne procedurer.  

Leverandør bør kunne levere en revisionserklæring af typen ISAE 3000 GDPR type 2 på sin databehandling for at sikre den lovpligtige gennemsigtighed, så der er mulighed for at føre et godt tilsyn på leverandøren. Er dette ikke muligt, skal Leverandør stille sig til rådighed for kommunernes revision som aftalt i databehandleraftale. Dette kan inkludere fysisk adgang til faciliteter.

Hvis der benyttes underdatabehandlere træffer Leverandøren som udgangspunkt valg om, hvordan revision af disse foretages. Nærmere detaljer kan findes i DBS' skabelon, bilag C.8.

Karakter af persondata

OS2valghalla indeholder både almindelige og følsomme personoplysninger, da der gemmes oplysning om nogle deltageres politiske overbevisning.

Serviceniveau

Det ønskede serviceniveau er fordelt på to perioder hhv. en peak periode optil, under og umiddelbart efter et valg; og en periode med normal drift imellem valg. Herunder beskrives de to serviceniveauer, der ønskes.

* - Leverandøren bedes beskrives, hvordan det overvåges, at løsningen fungerer.

** - Leverandøren bedes beskrive, hvordan og hvor ofte det testes, at backup fungerer.

Aftale om peak periode

Serviceniveauet for peak perioden iværksættes efter henvendelse fra Kunden. Kunden skal indrapportere både start- og slut-tidspunkt for peak perioden.

Datoen for nogle valgtyper som fx kommunalvalg og EU-parlamentsvalg er planlagt flere måneder i forvejen, mens folketingsvalg kan udskrives med 3 ugers varsel. Det betyder, at peak perioden nogle gange vil blive meldt ind 8-10 uger før et valg, mens det i andre tilfælde vil være med kort varsel.

Leverandøren skal reagere på en henvendelse om iværksættelse af peak periode, så serviceniveauet forøges indenfor 24 timer på hverdage.

Sikkerhed

Det forventes, at leverandøren kan levere et driftsmiljø, der lever op til fysiske og digitale sikkerheder, som beskrevet i ISO27001 og ISO27017 samt instruksen i databehandleraftalen.

Årligt efter endt revision fremsendes revisionserklæring til kunden. Leverandør bør kunne levere både ISAE 3000 og ISAE 3402 erklæringer som favner både ISO27001 annex A og ISO27017 til brug for revision. I det omfang at ISO27017 ikke indgår i en revisionserklæring, skal leverandøren være indstillet på at komme med en årlig egenerklæring på, hvordan sikkerheden løftes i særligt den virtualiserede del af infrastrukturen og driften med inspiration fra ISO27017, hvor eksempelvis ISO27001 annex A ikke er dækkende.

Kryptering

Kryptering på alle datastrømme skal være minimum TLS 1.3

Geo-blocking

OS2valghalla skal være blokeret geografisk, så den kun kan tilgås fra Danmark, Sverige og Tyskland.

Penetrationstest

Leverandøren skal kunne muliggøre en penetrationstest udført af en ekstern part. Penetrationstesten ønskes udført i 2024 for at sikre, at løsningen kører og er beskyttet korrekt i produktion, da det er et nyt system, og der mangles erfaring med produktionsmiljøet.

Penetrationstesten vil både være en ekstern og intern test. Eksternt hvor man blindt skyder på løsningen. Internt, hvor man har overtaget en bruger og med brugeroplysninger logger på systemet og indefra ser, om man kan overskride sine rettigheder. Både indenfor den enkelte kommunes tenant og på tværs af kommunerne for at sikre, der er korrekt segmentering og beskyttelse tenants imellem.

Installation af nye releases

Nye releases af OS2valghalla vil blive lavet af en udviklingsleverandør, som udgiver nye releases på GitHub med tilhørende release notes. Et release vil på forhånd være gennemtestet i et testmiljø, som varetages af udviklingsleverandøren.

Nye releases skal efter nærmere aftale mellem kunden og driftsleverandøren installeres på driftsmiljøet af driftsleverandøren. Kunden varetager koordination mellem drifts- og udviklingsleverandør ligesom bugs og udviklingsønsker vil kunne blive indrapporteret på OS2valghalla’s GitHub eller i prjektstyringsværktøjet Jira.

Der vil følge installationsvejledning med nye release, hvis der er afgørende forandringer til det eksisterende.

Stage-miljø

Leverandøren skal stille et stage-miljø til rådighed, hvor nye releases kan afprøves og godkendes af Kunden, inden de sættes i produktion. Stage-miljøet behøver kun være tilgængeligt i forbindelse med installation af nye releases.

Releaseplaner

Det vides endnu ikke, hvor ofte nye releases vil blive udgivet, men der forventes maksimum tre årlige releases, hvortil der kan komme eventuelle hot fixes.

Tidsplan

Nedenfor ses den ønskede tidsplan. På grund af den korte tidsfrist kan dele af denne diskuteres og tilrettes i samarbejde med leverandør.

Gyldighed

Varighed

Der ønskes en aftale med varighed på 4 år med optioner på 2 gange 12 måneders forlængelse.

Opsigelse

Det ønskes, at aftalen kan opsiges med tre måneders varsel før ønsket opsigelsesdato, dog tidligst til ophør 12 måneder efter aftalens ikrafttræden.

OS2-krav til leverandør

OS2valghalla er en del af OS2’s produktportefølje, og der følger derfor disse krav:

• Leverandør skal følge OS2’s code of conduct

• Leverandør skal have indgået en OS2 leverandørpartneraftale

Kontaktkanal

Kunde og anvendere skal stille en e-mail adresse eller flere til rådighed, hvor leverandøren kan sende driftsinformation vedrørende servicevinduer og lignende. Leverandøren skal sikre, at kunden holdes opdateret om alle driftsrelaterede hændelser via denne kanal.

Kontakt om akutte hændelser, installation af releases mv. håndteres fra kundeside af OS2valghalla’s produktkoordinator. Driftsleverandøren forventes altså ikke at håndtere direkte support til alle anvendere.

Tilbuddets indhold

I tilbuddet fra leverandører ønskes følgende:

• Beskrivelse af leverandørens valgte hostingsetup/infrastruktur og efterlevelse af opgavens krav

• Beskrivelse af erfaring med at hoste systemer med integrationer til KOMBIT’s fælleskommunale infrastruktur (Serviceplatformener og Støttesystemer) og NemLog-in

• Beskrivelse af kompetencer blandt bemanding på opgaven

• Pris opdelt som angivet herunder

• Tidsplan inkl. eventuelle forslag til ændringer

• Eventuelle optioner som leverandøren finder relevante

Pris

Pris ønskes fordelt på flg. poster:

• Basisimplementering af OS2valghalla: første installation, konfiguration og opsætning af integrationer

• Integrationstest mod fællesoffentlig infrastruktur med to kommuner

  • Dette er ekskl. udviklingstimer til eventuel nødvendig tilretning af kildekoden, da denne vil blive udført af udviklingsleverandør

• Engangsbeløb for installation og opsætning pr. kommune

  • Skal dække udgifter til dialog med kommune, oprettelse og konfiguration af tenant og lignende

• Årlig hostingpris pr. kommune

  • Der forventes i tilbuddet en skaleringsmodel, der tager højde for, at det er billigere at drifte systemet for mange kommuner på én gang. Forstået på den måde, at hostingprisen pr. ny tilsluttet kommune fx er lavere ved 20-30 kommuner, end den er for de første 20 kommuner. Trin kan fx være i 10 kommuner ad gangen

  • Hostingprisen kan indeholde et minimumsbeløb, som er påkrævet for, at en aftale giver mening

• Pris for afsendelse af SMS-beskeder efter forbrug

  • Pt. forventes det, at der sendes op til 30.000 beskeder pr. valg

• Timepris for udført arbejde udover det inkluderede

  • Angiv eventuel forskel i pris ved hasteopgaver, arbejde udenfor almindelig arbejdstid og lignende.

Tildelingskriterier

Leverandørens tilbud vil blive vurderet ud fra disse tildelingskriterier:

• Kvaliteten af Leverandørens foreslåede hostingsetup/infrastruktur

• Leverandørens kompetencer, der vurderes relevante og som kan nyttiggøres i opgavebeskrivelsen samt anvender metoder og værktøjer, der vurderes egnede i forhold til opgaveløsningen. Herunder kendskab til anvendte teknologier i OS2valghalla

• Leverandørens eksisterende erfaringer med at hoste systemer med integrationer til KOMBIT’s fælleskommunale infrastruktur (Serviceplatformen og Støttesystemer) og NemLog-in

• Leverandørens mulighed for at imødekomme ønsket tidsplan

• Leverandørens sandsynliggørelse af, at den tilbudte supportorganisation besidder de for opgaven relevante kompetencer

• Kendskab til open source-softwareprodukter og OS2-fællesskabet

• Pris