Implementeringsoplysninger

Her opsamles information, som er relevant for kommunerne at vide, når de skal implementere OS2valghalla.

Systemopbygning

OS2valghalla er en SaaS-løsning, der hostes i et cloud-miljø af driftsleverandøren Precio Fishbone. Det betyder, at løsningens brugergrænseflade er tilgængelig over internettet og ikke kræver en dedikeret, sikret netværksforbindelse til kommunen.

OS2valghalla er opbygget af to dele:

1. Administrativ hjemmeside målrettet de valgansvarlige medarbejdere

2. Ekstern hjemmeside målrettet deltagere, partisekretærer samt medarbejdere med ansvar for teams og valg-/arbejdssteder.

OS2valghalla er en såkaldt multi tenant-løsning. Det betyder, at hele systemet driftes samlet, men hver kommune får sin egen del (eller tenant) af systemet med egne links/url’er. Der er etableret sikring mellem hver kommune, så data på ingen måde deles på tværs.

Kryptering og sikring af forbindelser

Der benyttes HTTPS og TLS 1.3 til sikring og kryptering af alle forbindelser.
Kommunens adgang til logfiler fra OS2valghalla sker via SFTP.

Integrationer

OS2valghalla er lavet til at benytte den fællesoffentlige infrastruktur i videst mulig omfang. Derfor understøttes ikke integrationer til kommunens egne systemer.
OS2valghalla benytter disse integrationer:

• Serviceplatformen:

  • SF1520: CPR-nummer opslag

  • SF1601: Afsendelse af Digital Post

  • SF1461: Modtag status på Digital Post-afsendelse

• Fælleskommunal adgangsstyring for brugere (Context handler 2)

• NemLog-in benyttes som MitID-broker.

• SMS gateway via underleverandøren Computopic (fælles aftale mellem alle tilsluttede kommuner)

• SMTP-mailserver via underleverandøren http://SMTP.dk (fælles aftale mellem alle tilsluttede kommuner)

API og lignende snitflader

OS2valghalla har ikke et API eller lignende snitflade, der gør det muligt for kommunen at udtrække data til andre forretningsformål. Der kan eksporteres data om deltagere manuelt fra den administrative hjemmeside i CSV-format.

Backup

Der tages sikkerhedsbackup af det fulde driftsmiljø hver time, hvor backup ligger på en anden lokation end driftsmiljøet og med en redundant backup i et tredje miljø. Begge backup-miljøer er på separate fysiske lokationer. Backups gemmes i 30 dage, og ældre backups slettes automatisk

Udenfor valgperioder sker gendannelse af seneste funktionelle backup sker indenfor 3 timer i tidsrummet 08:00 – 17:00.
I valgperioder sker gendannelse af seneste funktionelle backup indenfor 1 time i tidsrummet imellem 06:00 og 00:00

Teknisk dokumentation af løsningen

Den fulde tekniske beskrivelse af OS2valghalla kan findes på https://os2valghalla.readthedocs.io/en/latest/

Arkitekturbeskrivelse: https://os2valghalla.readthedocs.io/en/latest/architecture/index.html

Adgangs- og rettighedsstyring

Administrativ hjemmeside

Adgangs- og rettighedsstyring til den administrative hjemmeside styres ved hjælp af Fælleskommunal Adgangsstyring for brugere (også kendt som Context handler 2). Det er altså kommunens egen opsætning af brugere og jobfunktionsroller, som styrer, hvilke medarbejdere der kan få adgang.

OS2valghalla kræver, at brugere er godkendt til NSIS sikringsniveau ‘Betydelig’. Det er derfor en forudsætning, at kommunens IdP har etableret trust til Context Handler 2, og der er angivet NSIS assurance level for IdP’en i Fælleskommunalt Administrationsmodul.

Anonyme brugere kan ikke tilgå den administrative hjemmeside, men vil blive mødt af et krav om login, hvis det forsøges.

Brugerroller

Der er kun en enkelt brugerrolle i den administrative hjemmeside:

Ekstern hjemmeside

Adgang til den eksterne hjemmeside kan kun ske med MitID. Dette gælder både for borgere og medarbejdere, der skal løse opgaver som deltagere i forbindelse med valget.

NemLog-In benyttes som MitID-broker.

Brugerroller

En deltager kan oprette sig selv, hvis personen inviteres til et team eller tilmelder sig en opgave.

I den administrative hjemmeside kan der tildeles ekstra rettigheder til en deltager som teamansvarlig og arbejdsstedsansvarlig.

Anonyme kan tilgå den eksterne hjemmeside og se noget af indholdet.

Der er tre forskellige roller.

• Deltager: Almindelig deltager i valget, som kan se menupunkterne Opgaver, Mine opgaver, Min profil og FAQ (hvis det er aktiveret).

• Teamansvarlig: Har samme rettigheder som en deltager samt mulighed for at se menupunkterne Mit team og Opgavefordeling. De giver mulighed for at se alle teamets opgaver og medlemmer samt status for tilmelding til opgaverne.

• Arbejdsstedsansvarlig: Har samme rettigheder som en deltager samt mulighed for at se menupunktet Mit arbejdssted

Logging

OS2valghalla logger alle handlinger i systemet i en revisionslog (også kendt som audit log). Denne er tilgængelig for brugerne i den administrative hjemmeside. Der gemmes desuden en applikations logfil med alle handlinger en gang i døgnet. Kommunen kan få adgang til denne fil via SFTP-overførsel efter aftale med driftsleverandøren. Det kan fx være til brug i et SIEM-system.

Logfiler slettes automatisk efter 6 måneder.

Oplysningserklæring og samtykke

Alle deltagere får vist kommunens oplysningserklæring, når de opretter en bruger. Den forklarer deltagerne, hvordan kommunen har lovhjemmel i GDPR art. 9, stk. 2, litra g, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 4. til at behandle deres personoplysninger for at gennemføre det aktuelle valg. Der er ifølge flere kommunernes DPO, Bech-Bruun, ikke behov for at indhente samtykke til dette.

Særligt om samtykke

Hvis kommunen ønsker at bruge deltagernes personlige oplysninger til andet end afvikling af det aktuelle valg, skal deres samtykke indhentes.

Bech Bruuns vurdering:

Når samtykke indhentes, kan personoplysningerne (navn, cpr, evt. medlemskab af politisk parti mv.) opbevares i en længere periode end det oprindelige formål, hvis det er nødvendigt af hensyn til det nye formål.

Det er vores vurdering, at det nye formål om at opbevare førnævnte informationer til næste valg, så valgstyrere og tilforordnede ikke skal oprette sig på ny, i sig selv alene giver grundlag for at opbevare de (sensitive) informationer for en kortere periode udover jeres nuværende opbevaringsperiode på tre måneder [praksis i Aarhus Kommune, red.] efter valget.

En længere opbevaring af disse informationer kræver således, at det næste valg afvikles indenfor en overskuelig tidsperiode, da valgsystemet (forholdsvalg) som udgangspunkt forudsætter et valg af valgstyrere og tilforordnede afspejler mandattallet for det pågældende valg. Fx er det kommunalbestyrelsens sammensætning på tidspunktet for valget af valgstyrere, der er afgørende i forbindelse med folketingsvalg.

Typer af persondata

OS2valghalla indeholder både almindelige og følsomme personoplysninger, da der gemmes oplysning om nogle deltageres politiske overbevisning. Desuden kan der alt efter kommunens konfiguration gemmes oplysninger om deltageres ønsker til specialkost, som i nogle tilfælde kan vurderes at indeholde oplysninger om religiøse eller sundhedsmæssige persondata.

Bemærk desuden at der er adgang til at lave opslag i CPR-registeret på udvalgte persondata i den administrative hjemmeside.

Overførsel af personoplysninger til ikke-sikre tredjelande og/eller internationale organisationer

OS2valghalla driftes af den svenskejede leverandør Precio Fishbone, som samarbejder med den svenskejede underleverandør Proact samt de danskejede underleverandører Computopic og SMTP.dk. Som en del af driftsaftalen har det været et krav, at der ikke sker overførsel af persondata til tredje lande:

Se også den databehandleraftale, som driftsleverandøren benytter:

Sletning af personoplysninger

Sletning skal ske manuelt. Der er funktion til masse-sletning af deltagernes oplysninger i OS2valghalla. Det er op til den enkelte kommune at indføre procedurer for dette.

Deltagere har mulighed for at slette deres egen profil. Dette kan dog være begrænset, hvis kommunen vælger at sætte blokering på funktionen eller deltageren har deltaget i en valgafvikling, og kommunen derfor skal bruge personoplysningerne til at udbetale diæt/honorar. Det er altid muligt for en administrator at slette en deltager i systemet, hvorved personoplysninger også slettes.

Tilgængelighedserklæring

Administrativ hjemmeside

Som fagsystem, der bliver anvendt af få udvalgte medarbejdere med administrationsadgang, er det blevet vurderet, at det vil medføre en uforholdsmæssig stor byrde at gøre den administrative hjemmeside fuldt webtilgængelig.

Eksterne hjemmeside

Den eksterne hjemmeside lever delvist op til loven om webtilgængelighed. Vi arbejder løbende med at forbedre webtilgængeligheden på OS2Valghalla i takt med, at der kommer nye versioner af produktet.

OS2valghallas tilgængelighedserklæring:

Softwarelicens

OS2valghalla er udgivet på open source-licensen Mozilla Public License 2.0.

Vurdering af NSIS sikringsniveau

OS2valghalla er vurderet til sikringsniveau Betydelig med baggrund i dette skema:

Kommunen opfordres til at gemme en kopi af dette skema til brug for eventuel audit fra Digitaliseringsstyrelsen.

Risiko- og konsekvensanalyse

Find beskrivelse af risiko- og kontrolelementer i ovenstående skema til vurdering af NSIS sikringsniveau.

Supplerende oplysninger baseret på risikoanalyse i Københavns Kommune: