2023-02-08 Workshop opfølgning

Owned by Jesper Borup, created
Feb 09, 2023
9 min read

 Date

Feb 8, 2023

 Participants

  • @Jesper Borup

  • @Mogens Kjeldsen (Unlicensed)

  • @Anne-Marie Mikkelsen

  • @Dan Nobel

 Goals

Opfølgning på workshop og user stories.

Agenda

  • Samtykkeerklæringer

  • Fordeling af kommunikationsskabeloner på et valg

  • Kvitteringslister

  • Valideringslister

  • Kontaktperson på arbejdssted

  • Opgavefordeling

  • Fejlmeddelser og notifikationshub

  • Kontaktoplysninger

Samtykkeerklæringer

  • Jesper: Vi sætter GDPR tekst i bunden

    • Vi bruger kun 1 tekst

  • Vi vil gerne have mulighed for at sætte vores egen tekst ind. Systemet må meget gerne komme med en generisk tekst der kan tilrettes.

  • Tine: Vi bruger også kun 1 tekst.

  • Mads: Vil det give mening at have en tekst for ekstern og en for interne opgaver?

    • Tine: Der er meget arbejde i at skulle slette interne samtykker, det ville være bedre at slette alle efter valget er afsluttet.

    • Mogens: Jeg kan godt se der er en forskel på hvad der skal gøres ved interne og eksterne samtykker. Det skal vi kigge nærmere på. Kommuner har også specielle rettigheder ift. dette.

Fordeling af kommunikationsskabeloner på et valg

  • Mogens: I dag bliver de sat op på det enkelte valg, er dette nødvendigt eller kunne det i stedet være en generel indstilling for alle valg?

    • Jesper: I dag har vi omkring 34 roller og 45 forskellige skabeloner.

      • Jesper: Jeg sender gerne en oversigt over rollerne og informationen ift. skabelonerne.

    • Mads: Det er svært at sige, det kommer meget an på systemet.

    • Tine: Jeg kan nok godt nøjes med generelle skabeloner, jeg laver ikke nye helt forfra hver gang jeg laver et nyt valg, jeg genbruger dem fra forrige valg.

      • Tine: Jeg glemmer dog ofte at sætte skabeloner i starten af valget.

      • Tine: Jeg kan sagtens nøjes med et "skabelonbibliotek" som er tilføjet til en rolle.

    • Mads: Vi bruger de samme skabeloner fra valg til valg. De ligger bare i Valghalla og styres primært af tokens. Eksempelvis token for valgsted, token for rolle, token for tidspunkt.

      • Mads: Et relativt simpelt, generisk bibliotek med skabeloner der kan udfyldes med tokens ville være fint med os.

        • Mette: Det ville også være fint med os.

Mogens: Hurtigt forslag til standardskabelon ved bekræftelse af tilmelding

  • Mads: Hvad med vedhæftede filer?

    • Mogens: De kan også tilføjes til skabelonerne

  • Tine: Jeg tænker det er fint.

  • Jakob: Kan vedhæftede filer evt. tilføjes til rollerne?

    • Mogens: Det kunne godt være en mulighed at vedhæfte filerne til rollebeskrivelsen

  • Tine: Jeg kunne spare meget arbejde hvis skabelonen kunne tilføje den rigtige vejledning baseret på opgavetypen tilføjet i skabelonen.

  • Tine: Man kan ikke forvente folk logger ind og ser vedhæftelsen og derfor skal det sendes med i mailen.

  • Mogens: Kan man både være tilforordnet som medarbejder og borger?

    • Tine: Ja.

  • Jesper: Hvor og hvordan folk læser mails og vedhæftelser er meget kulturbaseret.

  • Jesper: Målet for mig er at vi prøver så vidt muligt at tilpasse systemet vores arbejdsgang, ellers bliver det bare ligesom det gamle Valghalla.

  • Mogens: Jesper, bruger i medarbejdere som tilforordnet.

    • Jesper: Det gør vi i nogle tilfælde, hvor der ikke kan findes/bruges borgere.

    • Jesper: Ved brevstemmer bruger vi næsten udelukkende medarbejdere.

    • Tine: Vi bruger kun tilforordnede der bor i kommunen.

Kvitteringslister

  • Mogens: Eksempel i Aarhus kommune.

  • Tine: Jeg bruger det ikke. Mine valgsekretærer for en liste over deltager navne og deres rolle, og så sætter de krydser ud fra om de er kommet eller ikke er kommet. Der står kun navn og rolle.

  • Horsens: Vi bruger dem som de er i dag. Vi får en underskrift for hver deltager der har været ude på et valgsted.

  • Jakob: I Aarhus udbetaler vi både en halv og hel diæt

  • Jesper: Eksempel på vores liste:

  • Jesper: Vi har behov for at vide start og sluttidspunkt.

  • Jesper: Det kan tage lang tid at lave i et Excel ark, det sparer meget tid at bruge en generator i stedet.

  • Mogens: I det nuværende Valghalla kan man tilføje kolonner, såsom "Kvittering"

    • Jesper: Vi bruger det ikke fordi det ikke bliver formateret korrekt

    • Tine: Jeg bruger det og åbner det derefter i Excel.

      • Tine: Det ville være optimalt hvis jeg kunne sortere på flere kolonner.

        • Tine: Jeg vil gerne kunne sortere på både rolle og navn.

    • Jesper: Udskriv til PDF knappen giver en dårlig formateret PDF.

    • Mogens: Vi kunne lave en standard for lister, med en "Download PDF" knap der downloade en fin formateret PDF. Og mulighed for at "Download alle" under kvitteringslister.

    • Jesper: Det ville være godt hvis der var mulighed for tomme rækker, som vi selv kan udfylde når vi har printet listen.

Mogens: Forslag til nye kolonner:

  • Jesper: Diæt kommer vi ikke til at bruge.

    • Tine: Vi kommer heller ikke til at bruge diæt, men Opgavetype kunne godt være relevant. Partioplysningen er heller ikke relevant.

Valideringslister

  • Jesper: Vi kan bruge dem til at se om der er gået noget galt med valideringen og om brugeren er tilmeldt digital post.

  • Mogens: I mange af notifikationerne står det intet om hvem personen er, så det kan vel ikke bruges til meget.

    • Jesper: Vi fik lavet en ændring i det gamle Valghalla så deltagerne blev valideret up-front.

  • Mogens: Er det noget i kan bruge hvis brugeren ringer ind fordi de ikke kunne blive oprettet/tage en opgave?

    • Mogens: I det nye system er idéen at man på brugeren kan se valideringsoplysninger.

    • Jesper: Det er meget fine oplysninger.

  • Tine: Vi har nogle opgaver med validering, og man opretter sig som bruger inden man tilmelder sig en opgave?

    • Mogens: Man kan se opgaver før man tilmelder mig, så man kan se om opgaven matcher en.

    • Tine: Så brugere kan godt blive oprettet i systemet før de tilmelder sig en opgave.

    • Mogens: Ja, brugeren kan godt oprettes før de tilmelder sig en opgave. Validering er opsat på valgtypen, da det ikke er alle opgaver der har valideringskrav.

      • Tine: Det ser jeg som en god forbedring.

  • Mogens: I det nye system skal brugeren se fejlbeskeder når der går noget galt under validering.

    • Jesper: Det er et problemet at der kommer til at være borgere i systemet som ikke er valideret og ikke har nogen rolle/opgave. I så fald kommer der måske til at være mange deltagere uden roller/opgaver.

      • Tine: Men de har allerede givet samtykke til at vi må gemme deres oplysninger indtil valget er afsluttet. Jesper, med det nye system vil deltageren få at vide med det samme hvis de ikke er valideret, eksempelvis hvis de bor i en anden kommune.

      • Mogens: Der skal evt. laves en funktion der gør det let at rydde op i disse deltagere.

Kontaktperson på arbejdssted

  • Mogens: Er dette noget i bruger?

    • Tine: Vi bruger det, men kun fordi når vi laver lister så kommer kontaktpersoner til at stå på.

      • Tine: Kontaktpersonen er den der har ansvaret på stedet.

    • Mads: Vi bruger det lidt på samme måde, men det er ikke blevet vedligeholdt og er flyttet ud af Valghalla.

    • Tine: Vi har ikke brug for funktionen.

    • Mogens: Hvis i ikke bruger det, så lader vi være med at have det som et krav.

Noget data om arbejdssteder fjernes

  • Ressourcer

  • Skolekode

    • Digital valgliste

      • Det er en oplysninger om man "bipper" folks valgkort eller ej

  • Mogens: I stedet bruger vi et stort beskrivelsesfelt

  • Jesper: Valgstedstegninger, er det noget i andre bruger?

    • Mads: Det kører vi udenom Valghalla

    • Tine: Vi kører det også udenom Valghalla

    • Jesper: Vi ligger det ind som et link. Vi havde tidligere en valgsekretær mappe.

    • Mette: Vi skal huske keep et simpel

Opgavefordeling

  • Mogens: Som jeg ser det er der to modeller:

    • I opsætter fordeling af opgaver på de forskellige teams og teamsansvarlige har mulighed for at dele dem ud.

Eksempel på fordeling af opgaver

  • Model 1: Teamansvarlige starter med at tildele alle de betroede opgaver til deltagerne. Derefter inviteres de andre deltagere via link, som så kun kan se de resterende opgaver.

    • Mads: Det er sjældent betroede opgaver er 100% på plads før der åbnes for de andre opgaver.

    • Mette: Vi kan jo selv definere hvad der er en betroet opgave, så det er en fin løsning og kan tilpasses specifikt til vores forskellige behov.

    • Tine: De "grå" må ikke bare blive "blå" hvis de ændres til ikke længere at være betroede, de skal have et andet link end de "blå".

    • Jesper: Kan man sætte opgaver helt fri.

      • Mogens: I bedste scenario ville det være muligt at kunne sætte opgaver helt fri, men det har vi ikke fundet en god løsning på.

    • Tine: Jeg ville ønske mig der var en "flyt alle opgaver der ikke er optaget", så de kan flyttes på én gang.

    • Tine: Så opgaverne kan flyttes til "Fri" og betroede opgaver vil stadig forblive betroede.

  • Model 2: Deltagere inviteret via invitationslinket kan kun se opgaver og ikke betroede opgaver.

    • Mads: Det skal ikke være hardcoded at tilforordnet betroet opgave.

  • Jesper:

  • Tine: Det ville være en kæmpe fordel at udsende noget vejledningsmateriale til dette.

    • Mogens: Det er idéen at dette vises første gang, så i ikke behøver at udsende en masse mails med PDF'er vedhæftede.

Fejlmeddelser og notifikationshub

  • Dan: Eksempelvis hvis man prøver at tilmelde sig en opgave og ikke opfylder valideringen, så kommer der en notifikation. Eller eksempelvis en notifikation hvis en deltager har forladt systemet og en opgave er frigjort.

  • Dan: Flere fejlbeskeder til brugeren når der sker fejl.

  • Dan: Fejlbeskeder ved fejl ved valideringer

 

  • Mads: Jeg synes det er vigtigt at hvis du får en notifikationer om at der er en der fejler et valideringskrav så vil jeg forvente at jeg kan klikke på notifikationen og se hvilket krav der ikke er opfyldt. Jeg har brug for at vide hvilke(n) parameter det er deltageren ikke overholder.

  • Jesper: Jeg er enig med Mads. Der skal også være passende formuleringer/fejlbeskeder for brugeren også.

  • Dan: Når deltageren bliver fjernet fra en opgave vil de få en besked.

  • Tine: Der hvor jeg har brug for at få en advisering er når folk er fritaget fra digital post, da det er en af de ting jeg skal reagere på med det samme. Hvis der eksempelvis skal sendes et brev afsted via post nord.

  • Mads: Valghalla i dag har et oversigtspanel. I det nye system, er notifikationen noget der kun kommer frem én gang?

    • Dan: Det er meningen at der er et ikon oppe i hjørnet, hvor der kommer et lille rødt notifikationsikon frem hvis der er en ny ulæst notifikation. Derefter bliver notifikationen markeret som læst.

    • Mads: Den Status side vi har i dag lyser noget eksempelvis rødt hvis der er noget der går galt, hvis nogen eksempelvis framelder sig. Det bruger jeg meget som en slags notifikation til at tjekke om der er noget der er gået galt (rødt)

    • Mette: Det er et godt overblik med grøn, gul og rød.

  • Jesper: I meddelelsen til deltageren, hvis de ikke overholder et af valideringskravene, så i stedet for at udspecificere i meddelelsen hvilke krav de ikke overholder, så kan der være et link til en beskrivelse over hvad kravene er.

  • Mads: Hvis vi kun bruger én skabelon for meddelelsen når en deltager framelder sig valgstedet, så er der nogle scenarier hvor den samme meddelelse ikke vil passe.

  • Mads: Gule pladser betyder at der afventes svar.

  • Tine: Du vil sagtens kunne have et valg hvor nogle inviteret vil sagde ja og andre nej og nogen der ikke har svaret. Dem der ikke er inviteret nogen til har ikke nogen farve.

Mads forklaring af den nuværende Status side

  • Mads:

    • Gul: Inviteret men ikke besvaret endnu

    • Grøn: Inviteret og accepteret

    • Rød: Inviteret og afvist.

    • Rød har højst prioritet hvis der både er accepterede og afviste invitationer.

  • Mads: Der kan også besvares på vegne af modtageren efter de er inviteret.

    • Tine: Det med at acceptere på vegne af brugeren er eksempelvis det vi gør for brugere uden MitID.

    • Jesper: Hvis der accepteres på vegne af brugeren så vil de stadig ikke modtage en meddelelse hvis de ikke har digital post.

      • Tine: Men så vil de blive vist i notifikationen.

Kontaktoplysninger

  • Mogens: Nogle af jer foretrækker at skjule jeres mail og linke til jeres digital post. Vil i fortsætte med at skjule jeres mail?

    • Tine: Det er sjældent jeg oplever de sender personoplysninger

    • Mads: Pga. GDPR foretrækker jeg at det ikke går igennem folks private mails men via en digital postkasse.

    • Mogens: Københavns kommune har et "Skriv sikker til os" link som kræver login igen via MitID

      • Tine: Man kan lave et dybt link, der åbner digital post og starter en ny besked, hvor modtager og kategori er udfyldt på forhånd.

      • Tine: Man skal stadig logge på igen på borger.dk, men mailen er direkte klar til at blive udfyldt.

      • Mads: Alle IT afdelinger i danske kommuner kan finde ud af at opsætte dette.

      • Jesper: Ved at bruge digital post linket kan vi undgå at folk ved fejl kommer til at sende os personfølsomme oplysninger.

  • Mogens: Hvad med telefonnummer?

    • Mads+Jesper: Det skal være der.