Indgåelse og udarbejdelse af tilslutningsaftaler

Owned by Mogens Kjeldsen (Unlicensed)
Aug 06, 2023
2 min read

Beskrivelse

Der skal udarbejdes tilslutningsaftaler mellem OS2 og de deltagende kommuner. De udarbejdes efter de skabeloner OS2 allerede har. Økonomien for drift, udvikling, vedligehold, koordination og sekretariatsbetjening indarbejdes i aftalerne og disse indgås med de deltagende kommuner.

Det er aftalt med styregruppen, at der kan indgå estimater i forhold til de budgetposter, hvor økonomien ikke ligger fast. Dette tydeliggøres i tilslutningsaftalerne.

Herefter sendes tilslutningsaftalerne til de deltagende kommuner. der skal afsættes resurser til kommunikation mellem koordineringsgruppen og deltagerkommunerne, da der uden tvivl vil være en del spørgsmål. Der afholds evt. et samlet online møde, hvor tilslutningsaftalen gennemgås, og deltagerne har mulighed for at stille spørgsmål. Som en del af denne arbejdspakke afklares spørgsmålene omkring databehandleraftaler - evt. via det fælles databehandleraftale-sekretariat i Viborg.

Ansvarlig(e)

Jakob - Mogens

Afhængigheder

Der er afhængigheder til følgende arbejdspakker:

  • Kommunikation/”salg” af valghalla 3.0

  • Indhentning af tilbud på drift

Tidsplan

Inden sommerferien kommunikeres der om forslag til driftsøkonomi via OS2 valghalla nyhedsbrev. Umiddelbart efter sommerferien sendes tilslutningsaftalerne, til de kommuner der var med. Det bør overvejes om tilslutningsaftalen kan udsendes til alle kommuner med et tillæg om deres ”førstegangsydelse”. Der afholds evt. et informationsmøde ultimo august om tilslutningsaftalerne. Afklaring om databehandleraftaler behandles og udarbejdes primo august.

Ressourcer

  • Færdiggørelse af tilslutnings aftaler ca. 3 dage

  • Indgåelse og kommunikation mellem koordineringsgruppen og de deltagende kommuner ca. 4 dage

  • Afklaring databehandler aftaler ca. 3 dage

  • Opsamling mm. Ca. 1 dag

  • I alt 11 dage. Fordelt i perioden 1.07.2023-01.10.2032

Risici og bekymringer

Der kan opstå mange spørgsmål i forhold til aftalen. Et fælles infomøde kunne afhjælpe dette.

GDPR kan være meget resursekrævende. Det skal afklares om fælleskontoret i Viborg kan løse det for os.

Kvalitetskriterier - hvornår er arbejdspakken færdig

Arbejdspakken afsluttes, når der ligger indgåede tilslutningsaftaler eller afslag fra alle kommuner.

Bemærkninger

Ingen