Indgåelse af driftsaftale

Beskrivelse

For at kunne begynde at onboarde kommuner, skal der findes en fremtidig driftsleverandør. For at det kan lade sig gøre skal vi have udarbejdet følgende:

• Afklare ramme for databehandleraftale

• Udarbejde materiale til tilbudsindhentning

• Indhente tilbud fra 3 driftsleverandører

• Indgå aftale

Ansvarlig(e)

Jesper og Maxim

Afhængigheder

Der er afhængigheder til følgende arbejdspakker:

• Minimumskrav til driftsmiljø fra Prescio Fishbone

• Kommunikation/”salg” af valghalla 3.0

• Udarbejdelse og indgåelse af tilslutningsaftaler

• Hvilke tre driftsleverandører?

  • 1:

  • 2:

  • 3:

• Formelle krav

  • Contract management

  • Jura

Tidsplan

• På nuværende tidspunkt er informationsniveauet fra PF og driftsleverandører ikke uddybet nok til at kunne udbygge en detaljeret tidsplan

• Deadline: 31/10/23 for indgåelse af driftsaftale med leverandør

Ressourcer

• Udkast til Driftsaftale:

  • Hosting - OS2valghalla - Confluence (atlassian.net)

• Arbejdsdage: 10 dage

• Mulighed for at trække på interne medarbejdere for udfærdigelse af aftale

Risici og bekymringer

• Der er et stort tidspres

• Vi kan ikke finde driftsleverandør der kan hoste under udbudsgrænsen

• Arbejdsbyrde i contract management ift. kvalificering af driftaftale

Kvalitetskriterier - hvornår er arbejdspakken færdig

• Når contract management vender tilbage med et go på aftalen og vi kan gå ud og indhente tilbud

Bemærkninger

Jesper har været i kontakt med databehandlersekrærtariatet i Viborg, som stiller sig positive overfor at man indgår en fælles databehandleraftale. Dette forudsætter dog at medlemskab af databehandlersekrætariatet - alle OS2 kommuner er ikke medlemmer. Pris for medlemskab er ikke afklaret endnu - Jesper afventer tilbagemelding fra sekrætariatet.